La transformación digital es un proceso que implica el uso de tecnologías digitales que ayudan a mejorar los procesos, servicios y productos de una organización. Es un trabajo que necesariamente hay que hacer bien para poder competir en el complicado mercado de hoy, donde el uso adecuado de la tecnología es esencial para poder avanzar exitosamente.

Es una labor que no es fácil, debido a los desafíos que imponen la falta de infraestructura apropiada, la complejidad de la instalaciones que se necesitan, el mantenimiento de los sistemas informáticos, la seguridad de la información y el control de los costes.

Por suerte, hay soluciones digitales innovadoras y revolucionarias que permiten adoptar la digitalización empresarial de forma más sencilla, práctica y económica, como las que ofrece la compañía Ricoh y su útil ricoh smart suite, que es una solución de impresión, escaneo y gestión de equipos basada en la nube.

Su sistema integrado Smart Flow brinda distintos beneficios para las empresas de diferentes sectores e industrias, que no necesitan servidores ni infraestructura de impresión, Se trata de un servicio que se activa mediante una licencia anual y que se configura de forma remota y sencilla a través del panel SOP.

Este panel es una pantalla táctil que da acceso a las funciones básicas de las impresoras multifuncionales Ricoh y a otras aplicaciones y soluciones integradas, como Dropbox, Drive, Docuware, Box, OCR, 365 conectores y más.

Impresión segura

El sistema Ricoh Smart Suite ofrece distintas funciones, entre las que destaca la impresión segura, la cual permite enviar documentos a imprimir desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil o tablet) y recogerlos en cualquier impresora multifuncional Ricoh que se tenga disponible.

Para que eso suceda, el usuario debe autenticarse con su código PIN o su tarjeta en el panel SOP, lo cual garantiza que sea él quien ingresa. Así, se evita el acceso no autorizado de terceros a los documentos impresos y se asegura la confidencialidad de la información.

Esta funcionalidad ayuda a reducir costes de impresión, por cuanto evita el desperdicio de papel y tóner por documentos no recogidos o duplicados. Además, los usuarios pueden controlar y limitar el uso de la impresión, estableciendo cuotas o limitaciones según el tipo de documento o los modos de impresión que se deseen, color o blanco y negro.

Escaneo a la nube

El escaneo a la nube es otra práctica función de este novedoso sistema, que permite digitalizar documentos en papel y guardarlos directamente en servicios especializados en la nube, como Box, Drive o Dropbox. Así, se facilita el acceso y la compartición de información entre distintos usuarios, ubicaciones y dispositivos.

Además, se puede optimizar la calidad y legibilidad de los documentos escaneados, con filtros o funciones de OCR (reconocimiento óptico de caracteres).

Por otra parte, facilita la optimización de los procesos digitales, toda vez que se pueden integrar los documentos escaneados con distintas soluciones o aplicaciones de gestión documental, como 365 Conector y Docuware. Esto contribuye a la automatización del flujo de trabajo y al mejoramiento de la productividad y eficiencia.

Gestión de equipos

Lograr que varios equipos trabajen de forma coordinada, bajo un mismo sistema y en tiempo real, es otra de las funciones que aporta el sistema Ricoh Smart Suite a sus usuarios. Gracias a él se pueden monitorear y administrar todos los equipos conectados desde un solo lugar.

Se trata de un portal web al que se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet, desde donde se puede consultar el estado y uso de los equipos, recibir alertas y notificaciones, generar informes automáticos y solicitar soporte técnico o suministros.

La gestión de equipos también permite mejorar el rendimiento y la disponibilidad de las personas involucradas, ya que se pueden detectar fácilmente para resolver cualquier problema rápidamente. Además, ayuda a optimizar el consumo de recursos y el mantenimiento preventivo.

Beneficios potenciales de Ricoh Smart Suite

Ricoh Smart Suite es una solución que ofrece una amplia gama de beneficios para las empresas que quieren avanzar en su transformación digital, entre los que destacan los siguientes:

  • Ahorro de tiempo y dinero: este sistema no requiere de una cuantiosa inversión inicial en la adquisición de infraestructura de impresión TI, lo que disminuye los costes operativos y de propiedad. Además, contribuye al ahorro de tiempo y recursos humanos, al simplificar la configuración y la administración de equipos.
  • Seguridad y confidencialidad: Ricoh Smart Suite protege la información de los documentos impresos y escaneados, evitando el acceso no autorizado o el robo de datos. También, con su servicios de almacenamiento en la nube, garantiza la seguridad e integridad de los datos, con copias de seguridad y cifrado de las comunicaciones.
  • Movilidad y flexibilidad: con sus funciones se puede imprimir y escanear documentos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, lo cual favorece el trabajo remoto y la colaboración entre equipos. Se ajusta a las necesidades específicas de cada empresa.
  • Productividad y eficiencia: por otro lado, automatiza el flujo de trabajo y mejora la calidad y legibilidad de los documentos, lo cual optimiza los procesos digitales y aumenta su rendimiento.

En definitiva, Ricoh Smart Suite es una solución inteligente para la gestión documental, que se integra con el panel SOP de las impresoras multifuncionales Ricoh. Sus tres funcionalidades principales: impresión segura, escaneo a la nube y gestión de equipos brindan múltiples beneficios potenciales para las empresas que quieren adoptar la transformación digital.

Al funcionar en la nube, para instalar el correspondiente sistema no se necesitan servidores ni infraestructura de impresión TI, lo cual facilita su implementación y administración. Es una solución ideal para las compañías que buscan mejorar su competitividad e innovar en el mercado actual.